Màn hình Bán hàng & Hóa đơn là trung tâm vận hành của toàn bộ cửa hàng. Đây là nơi kết nối giữa khách hàng, kho bãi, bộ phận giao nhận và kế toán công nợ.

1. Phân loại Khách sỉ và Khách lẻ

Để quản lý giá bán và công nợ hiệu quả, hệ thống chia khách hàng làm hai nhóm chính:

Khách lẻ (Khách mua vãng lai)

Đặc điểm: Mua số lượng nhỏ, không thường xuyên và thanh toán ngay 100% bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản (VietQR).
Cách xử lý: Nhân viên không cần lưu thông tin chi tiết của khách. Hệ thống tự động gán vào tài khoản chung được định nghĩa sẵn là Khách lẻ để in hóa đơn nhanh chóng.
Giá bán: Thường áp dụng giá bán lẻ tiêu chuẩn.

Khách sỉ / Khách công trình / Thành viên

Đặc điểm: Nhà thầu, đại lý hoặc khách hàng thân thiết mua số lượng lớn, thường xuyên giao dịch và có thỏa thuận công nợ (mua trước trả sau).
Cách xử lý: Nhân viên bắt buộc phải chọn hoặc tạo mới hồ sơ thông tin của khách hàng cụ thể trên hệ thống.
Hạn mức nợ: Bạn có thể cài đặt Hạn mức nợ tối đa cho từng khách (Ví dụ: tối đa được nợ 50 triệu đồng). Nếu tổng nợ hiện tại vượt quá hạn mức này, hệ thống sẽ cảnh báo hoặc chặn không cho phép bán nợ thêm cho khách.

2. Quy trình Thanh toán & Giao hàng Linh hoạt

Ngành VLXD có đặc thù giao nhận phức tạp. Hệ thống tách biệt Trạng thái Thanh toán và Trạng thái Giao hàng để hỗ trợ các kịch bản thực tế:

Kịch bản 1: Trả trước, giao sau (Đặt cọc / Thanh toán trước)

Sử dụng: Khách đặt cọc hoặc trả hết tiền trước, sau đó cửa hàng vận chuyển hàng đến công trình thành nhiều đợt.
Thiết lập đơn:
- Trạng thái thanh toán: Đã thanh toán (hoặc Đã cọc ghi nhận số tiền cọc, phần còn lại ghi nợ).
- Trạng thái giao hàng: Chờ xử lý / Đang giao.
Thực hiện: Thủ kho sẽ dựa vào hóa đơn này để lập các Phiếu giao hàng theo từng đợt yêu cầu của khách.

Kịch bản 2: Giao trước, trả sau (Bán nợ)

Sử dụng: Giao vật liệu đến công trình trước, cuối tuần hoặc cuối tháng mới chốt đối soát công nợ để khách chuyển khoản thanh toán.
Thiết lập đơn:
- Trạng thái thanh toán: Công nợ (số tiền thanh toán ban đầu = 0 hoặc một phần).
- Trạng thái giao hàng: Đã giao / Hoàn thành.
Thực hiện: Giá trị đơn hàng lập tức được cộng dồn vào Tổng nợ của khách hàng đó trên hệ thống.

3. Nhập hàng bù khi thiếu kho

Khi khách đặt mua số lượng vượt quá số lượng tồn kho thực tế của chi nhánh (Ví dụ: khách đặt 100 bao xi măng nhưng kho hiện tại chỉ còn 30 bao):

Khấu trừ & Tạm giữ:
- 30 bao xi măng hiện có trong kho sẽ được chuyển sang trạng thái Tạm giữ dành riêng cho hóa đơn này, tránh bị nhân viên khác bán mất.
Tự động lập danh sách chờ nhập:
- Phần thiếu hụt (70 bao xi măng) sẽ tự động được hệ thống đẩy vào danh sách Sản phẩm chờ nhập bổ sung.
Mua hàng & Bổ sung:
- Bộ phận thu mua truy cập trang Sản phẩm chờ nhập bổ sung, xem danh sách tổng hợp số lượng thiếu hụt theo từng mặt hàng/đơn hàng.
- Tiến hành lập đơn nhập hàng từ Nhà cung cấp để bù vào.
Giải phóng đơn chờ:
- Ngay khi phiếu nhập hàng từ Nhà cung cấp được duyệt, số lượng tồn kho mới được bổ sung, hệ thống sẽ giải phóng danh sách chờ. Thủ kho có thể tiến hành tạo tiếp Phiếu giao hàng đợt 2 để giao nốt 70 bao xi măng còn thiếu cho khách.

Các lưu ý khi lập hóa đơn

Chọn đúng kho xuất: Đảm bảo chọn đúng kho chứa hàng thực tế để tránh lệch số liệu giữa các kho vật lý.
Quy đổi đơn vị: Kiểm tra kỹ đơn vị tính khi bán (Ví dụ: bán theo Thùng hay bán theo Viên ngói) để hệ thống tự động nhân hệ số quy đổi tồn kho chính xác.
Chi phí phát sinh: Nhập đầy đủ Phí vận chuyển, Phí bốc xếp cẩu hàng vào hóa đơn để tính toán chính xác lợi nhuận ròng của đơn hàng.