Kiểm kê và Cân đối Tồn kho

Trong ngành Vật liệu xây dựng, việc chênh lệch hàng hóa giữa sổ sách hệ thống và thực tế tại kho bãi xảy ra thường xuyên do các yếu tố hao hụt tự nhiên (cát, đá, xi măng ẩm…), sai sót khi xuất hàng hoặc thất thoát. Tính năng Phiếu kiểm kê giúp bạn kiểm tra và điều chỉnh tồn kho hệ thống khớp chính xác với thực tế.

Quy trình Kiểm kê Kho

Quy trình kiểm kê gồm 3 giai đoạn chính: Tạo phiếu kiểm (Draft) -> Nhập số lượng thực tế -> Xác nhận cân đối (Commit).

Bước 1: Lập Phiếu kiểm kê tạm (Draft)

Truy cập Quản lý kho -> Phiếu kiểm kê -> chọn Tạo phiếu kiểm kê.
Chọn Kho hàng cần kiểm kê.
Chọn các Sản phẩm muốn kiểm kê (bạn có thể kiểm toàn bộ kho hoặc kiểm theo từng nhóm hàng).
Hệ thống sẽ tự động ghi nhận số lượng Tồn sổ sách (số lượng hiện tại trên hệ thống) tại thời điểm lập phiếu. Lúc này phiếu ở trạng thái Phiếu tạm (Draft).

Bước 2: Nhập số lượng kiểm đếm thực tế

Nhân viên thực hiện đếm hàng thực tế tại kho bãi.
Nhập số lượng thực tế đếm được vào cột Tồn thực tế trên phiếu kiểm kê.
Hệ thống sẽ tự động tính toán số lượng Chênh lệch:
- Chênh lệch dương (+): Lệch thừa (Thực tế nhiều hơn sổ sách).
- Chênh lệch âm (-): Lệch thiếu (Thực tế ít hơn sổ sách do thất thoát, hao hụt).
Nhập lý do chênh lệch (nếu có) để phục vụ đối soát sau này. Bạn có thể bấm Lưu tạm để tiếp tục cập nhật sau.

Bước 3: Xác nhận Cân đối kho (Commit Balancing)

Người quản lý (hoặc người có thẩm quyền) kiểm tra lại các mặt hàng có chênh lệch lớn.
Khi số liệu đã chốt, nhấn Cân đối kho.
Hệ thống sẽ thực hiện:
- Thay đổi trạng thái phiếu thành Đã cân đối.
- Tự động cộng/trừ số lượng tồn kho của các sản phẩm tương ứng để số lượng tồn mới khớp hoàn toàn với số lượng Tồn thực tế vừa kiểm.
- Ghi nhận lịch sử điều chỉnh kho trong lịch sử nhập xuất.

Các trạng thái của Phiếu kiểm kê

Phiếu tạm (Draft): Phiếu đang trong quá trình kiểm đếm, có thể chỉnh sửa danh sách sản phẩm và số lượng. Chưa ảnh hưởng đến tồn kho thực tế.
Đã cân đối (Balanced): Đã xác nhận số liệu kiểm kê, tồn kho hệ thống đã được điều chỉnh. Không thể chỉnh sửa hoặc xóa phiếu này.
Đã hủy (Cancelled): Hủy bỏ đợt kiểm kê này, không có thay đổi nào được áp dụng vào tồn kho.

Lưu ý quan trọng khi kiểm kê

Hạn chế giao dịch khi kiểm: Tốt nhất nên thực hiện kiểm kê vào cuối ngày hoặc thời điểm cửa hàng tạm dừng xuất/nhập hàng. Nếu có giao dịch bán hoặc nhập phát sinh trong lúc đang kiểm đếm, số lượng sổ sách lúc tạo phiếu tạm có thể bị sai lệch so với lúc bạn hoàn tất cân đối.
Kiểm kê theo lô hàng: Đối với các sản phẩm được quản lý theo số lô và hạn sử dụng (ví dụ: xi măng), bạn cần kiểm đếm chi tiết số lượng của từng lô riêng biệt để hệ thống cân đối chính xác hạn sử dụng của từng lô.