Công Nợ Khách Hàng / Đối Tác

Ngành VLXD thường phát sinh công nợ theo công trình, theo đợt giao hàng hoặc theo lịch thanh toán riêng của từng khách. Module công nợ giúp bạn ghi nhận, theo dõi và đối soát các khoản phải thu một cách rõ ràng.

1. Cơ chế ghi sổ nợ tự động

Mỗi khi phát sinh giao dịch liên quan tới tài chính của khách hàng, hệ thống tự động ghi nhận nghiệp vụ vào sổ công nợ:

Hóa đơn bán nợ: Ngay khi bạn lưu hóa đơn ở trạng thái thanh toán là Công nợ, hệ thống tự động sinh một bản ghi nợ đầu ra, cộng dồn số tiền nợ vào tổng nợ của khách hàng.
Phiếu thu tiền: Khi khách trả tiền mặt hoặc chuyển khoản, kế toán lập Phiếu thu cấn trừ nợ. Số tiền thu được lập tức ghi nhận làm giảm tổng nợ của khách.

2. Thiết lập hạn mức nợ (Chính sách hạn mức nợ)

Để kiểm soát rủi ro tài chính, chủ cửa hàng có thể gán hạn mức nợ tối đa cho từng đối tác (Ví dụ: khách hàng A chỉ được nợ tối đa 100.000.000đ):

Khi nhân viên bán hàng chọn khách hàng A cho đơn hàng bán nợ mới:
- Hệ thống kiểm tra: Tổng nợ hiện tại + Thành tiền đơn mới.
- Nếu tổng tiền vượt quá hạn mức nợ đã cấu hình, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ và khóa nút hoàn tất đơn hàng, yêu cầu khách hàng phải thanh toán bớt nợ cũ trước khi xuất hàng mới.

3. Nhập số dư đầu kỳ khi chuyển đổi hệ thống

Khi bắt đầu sử dụng VLXD Pro, bạn có thể liên kết số liệu cũ của các khách hàng vào phần mềm:

Vào mục Khách hàng -> chọn Nhập số dư đầu kỳ.
Khai báo số nợ cũ (ví dụ: khách B đang nợ 15 triệu đồng từ trước khi dùng phần mềm).
Hệ thống tạo một dòng ghi sổ đầu kỳ để làm mốc bắt đầu tính toán nợ lũy kế sau này.

4. Trả nợ theo đợt và Đối soát theo Công trình

Đặc thù ngành VLXD là khách thanh toán gom một khoản tiền lớn và yêu cầu cấn trừ dần cho các đợt giao hàng trước đó hoặc cấn trừ riêng cho từng công trình cụ thể:

Đối soát theo Công trình: Hệ thống cho phép lọc công nợ của một khách hàng chi tiết theo từng Công trình của họ. Việc này giúp chủ nhà thầu biết chính xác công trình X đã nhập bao nhiêu tiền hàng, đã thanh toán bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu, tránh nhầm lẫn giữa các công trình khác nhau của cùng một chủ đầu tư.
Cấn trừ nợ tự động / Thủ công: Khi lập phiếu thu, kế toán có thể chọn:
- Cấn trừ tự động: Hệ thống tự động trừ nợ cho các hóa đơn cũ nhất trước (hóa đơn nào mua trước sẽ được ưu tiên thanh toán trước).
- Cấn trừ thủ công: Tích chọn chính xác hóa đơn hoặc chuyến giao hàng cụ thể nào cần cấn trừ tiền.

5. Báo cáo Tuổi nợ & Đối chiếu công nợ định kỳ

Kế toán nên sử dụng trang Báo cáo Khách hàng & Công nợ định kỳ hàng tuần/tháng:

Phân tích tuổi nợ: Hệ thống phân loại nợ theo các nhóm thời gian (nợ dưới 30 ngày, 30-60 ngày, trên 90 ngày) để bạn có kế hoạch đòi nợ hợp lý.
Biên bản đối chiếu công nợ: Xuất file PDF/Excel bảng kê chi tiết lịch sử mua hàng, lịch sử trả tiền của khách để hai bên ký xác nhận đối soát.

Kết luận

Quản lý công nợ tốt giúp bạn biết tiền đang ở đâu, khoản nào cần nhắc sớm và khoản nào đã được thanh toán xong.