Quản lý Vận chuyển & Giao hàng

Vật liệu xây dựng (như sắt thép, gạch, cát, đá, xi măng…) là những mặt hàng cồng kềnh, nặng và đòi hỏi phải có xe chuyên chở (xe ben, xe cẩu, xe ba gác…) giao tới tận chân công trình cho khách hàng. VLXD Pro tích hợp phân hệ Quản lý Vận chuyển toàn diện, giúp bạn điều phối đội xe, theo dõi tài xế và kiểm soát tiến độ giao hàng theo từng đợt.

1. Khai báo Đội xe và Tài xế

Để bắt đầu vận hành hệ thống giao nhận, bạn cần thiết lập danh sách tài sản vận chuyển:

Xe giao hàng (Phương tiện)

Vào Quản lý vận chuyển -> Xe giao hàng -> chọn Thêm xe.
Khai báo các thông tin:
- Tên xe / Biển số (Ví dụ: Xe ben Huyndai 29C-123.45).
- Tải trọng tối đa (Số tấn hoặc số khối tối đa xe có thể chở để hệ thống tự động cảnh báo khi gom đơn quá tải).
- Trạng thái: Đang rảnh, Đang đi giao, Bảo dưỡng.

Tài xế (Lái xe)

Vào Quản lý vận chuyển -> Tài xế -> chọn Thêm tài xế.
Khai báo thông tin cá nhân: Họ tên, số điện thoại liên hệ, số giấy phép lái xe (GPLX).
Gán tài xế vào một phương tiện mặc định (nếu có).

2. Quy trình Giao hàng cho Khách

Quy trình giao nhận của VLXD Pro được tách riêng khỏi hóa đơn bán hàng để hỗ trợ mô hình Giao hàng nhiều đợt theo tiến độ công trình.

graph TD
    HD[Hóa đơn Bán hàng] --> PGH1[Phiếu giao hàng đợt 1]
    HD --> PGH2[Phiếu giao hàng đợt 2]
    PGH1 --> CGH[Chuyến giao hàng <br> Gán xe + Tài xế]
    PGH2 --> CGH
    CGH --> Del[Đang đi giao] --> Comp[Hoàn thành giao hàng]

Bước 1: Tạo Phiếu giao hàng

Khi khách yêu cầu chở hàng tới công trình:

Mở Hóa đơn bán hàng tương ứng, nhấn Tạo phiếu giao nhận.
Hệ thống hiển thị danh sách sản phẩm của hóa đơn kèm theo số lượng đã giao trước đó và số lượng còn lại chưa giao.
Chọn các sản phẩm và nhập Số lượng giao đợt này (hệ thống chặn không cho phép nhập quá số lượng còn lại của hóa đơn).
Lưu phiếu. Phiếu giao hàng mới tạo sẽ ở trạng thái Chờ xếp chuyến.

Bước 2: Lập Chuyến giao hàng

Khi cần điều xe đi giao:

Vào Quản lý vận chuyển -> Chuyến giao hàng -> chọn Tạo chuyến.
Chọn Tài xế và Xe giao hàng thực hiện chuyến đi.
Chọn một hoặc nhiều Phiếu giao hàng của các khách hàng có cùng tuyến đường để xếp vào chuyến xe này. Hệ thống sẽ tự động cộng dồn khối lượng của các phiếu và cảnh báo nếu tổng tải trọng vượt quá sức chở của xe.
Nhấn Xác nhận xếp chuyến. Trạng thái chuyến đi chuyển sang Đang đi giao.

Bước 3: Cập nhật trạng thái và Đối soát

Sau khi tài xế giao hàng tới công trình và khách hàng ký nhận vào biên bản:
Điều phối viên mở Chuyến giao hàng tương ứng trên hệ thống, nhấn Xác nhận hoàn thành.
Hệ thống sẽ tự động cập nhật:
- Các Phiếu giao hàng trong chuyến chuyển sang trạng thái Đã giao.
- Hóa đơn gốc tự động cập nhật tiến độ giao hàng (ví dụ: Đã giao một phần hoặc Đã giao đủ).
- Tồn kho thực tế của cửa hàng/chi nhánh tự động khấu trừ tương ứng với số lượng đã giao.

Lưu ý

Giao hàng vượt tồn kho: Hệ thống chỉ cho phép xuất phiếu giao hàng khi kho thực tế có đủ hàng. Nếu kho thiếu, bạn cần làm phiếu nhập hàng hoặc phiếu chuyển kho trước khi xuất hàng đi giao.
Hủy chuyến: Nếu tài xế không thể giao được hàng (khách trả lại hàng, lỗi đường đi…), bạn có thể chọn Hủy chuyến. Hàng hóa sẽ được hoàn lại tồn kho hệ thống và phiếu giao hàng sẽ quay về trạng thái Chờ xếp chuyến để xử lý sau.