Lộ trình 5 phút làm quen với VLXD Pro

Đây là vòng lặp dữ liệu cơ bản của một cửa hàng VLXD: danh mục hàng hóa -> nhập kho -> bán hàng -> công nợ -> báo cáo. Nếu làm đúng theo thứ tự này, bạn sẽ nắm hệ thống rất nhanh.

1. Tạo danh mục hàng hóa

Vào nhóm quản lý hàng hóa để tạo sản phẩm đầu tiên. Khi khai báo, hãy chú ý:

Đặt tên hàng rõ ràng, thống nhất cách gọi trong cửa hàng.
Chọn đơn vị tính gốc chính xác.
Nếu hàng có nhiều cách bán, khai báo quy đổi ngay từ đầu để tránh lệch tồn kho.

2. Nhập hàng vào kho

Tạo phiếu nhập cho đợt hàng đầu tiên hoặc cho từng lần bổ sung hàng. Khi nhập xong, hệ thống sẽ tự cập nhật số lượng tồn và giá trị kho.

Chọn đúng nhà cung cấp.
Ghi chú rõ chứng từ nếu cần đối chiếu sau này.
Nếu chưa thanh toán hết, khoản này sẽ đi vào công nợ nhà cung cấp.

3. Tạo hóa đơn bán hàng

Khi bán hàng, tạo hóa đơn từ màn hình bán hàng thay vì ghi tay hoặc tách nhiều file riêng. Một hóa đơn đúng nên có:

Sản phẩm, số lượng và đơn vị bán.
Trạng thái thanh toán rõ ràng.
Thông tin giao hàng nếu đơn cần vận chuyển.

4. Xử lý các đơn bán nợ hoặc thiếu tồn

Nếu khách mua trước trả sau, hệ thống sẽ ghi nhận vào công nợ phải thu. Nếu đơn hàng phát sinh khi kho không đủ, bạn cần kiểm tra lại chính sách xử lý thiếu hàng của cửa hàng trước khi xác nhận.

5. Xem lại công nợ và báo cáo

Sau khi có giao dịch thật, hãy mở báo cáo để kiểm tra 3 thứ quan trọng nhất:

Hàng nào đã bán.
Khách nào còn nợ.
Tiền đang nằm ở đâu.

Kết luận

Chỉ cần nắm đúng 5 bước này, bạn đã có thể vận hành luồng cơ bản của VLXD Pro mà không bị ngợp bởi quá nhiều màn hình cùng lúc.