Hệ thống cho phép bạn cấu hình các kênh thông báo tự động thông qua Email riêng (SMTP) và Bot Telegram để cập nhật nhanh chóng các biến động đơn hàng, tồn kho và công nợ cho quản trị viên và khách hàng.

1. Cấu hình Máy chủ gửi Email riêng (SMTP)

Theo mặc định, hệ thống sẽ sử dụng máy chủ gửi mail chung. Để tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp (hiển thị email người gửi là email thương hiệu của riêng cửa hàng), bạn nên tự cấu hình SMTP riêng:

Đi tới Cài đặt cửa hàng -> Cài đặt Email.
Nhập các tham số kết nối SMTP của bạn:
- SMTP Host: Địa chỉ máy chủ (Ví dụ: smtp.gmail.com đối với Gmail).
- SMTP Port: Cổng kết nối (Thường là 587 cho TLS hoặc 465 cho SSL).
- Tài khoản (Username): Địa chỉ email của bạn (Ví dụ: cua-hang-cua-ban@gmail.com).
- Mật khẩu (Password/App Password): Mật khẩu ứng dụng (đối với Gmail, bạn phải bật bảo mật 2 lớp và tạo Mật khẩu ứng dụng, không dùng mật khẩu cá nhân chính).
- Tên người gửi (From Name): Tên hiển thị khi khách nhận thư (Ví dụ: Bộ phận CSKH VLXD Pro).
Nhập một email nhận thử vào ô Email thử và nhấn Gửi thử để kiểm tra cấu hình.
Nhấn Lưu cấu hình để áp dụng.

2. Kết nối Bot Telegram nhận thông báo tức thời

VLXD Pro tích hợp trực tiếp với Telegram để đẩy thông báo nhanh chóng về nhóm chat nội bộ của cửa hàng khi:

Có đơn hàng/hóa đơn mới được tạo hoặc cập nhật.
Có phiếu nhập kho từ nhà cung cấp hoặc phiếu xuất kho giao hàng.
Có phát sinh điều chỉnh kho lệch lớn sau kiểm kê.

Các bước cấu hình Bot Telegram:

Tạo Bot Telegram (nếu chưa có):
- Chat với @BotFather trên Telegram, gõ lệnh /newbot và làm theo hướng dẫn để lấy Token của Bot (chuỗi ký tự dạng 123456789:ABCdefGhIJK...).
Lấy Chat ID của nhóm nhận thông báo:
- Tạo một nhóm chat Telegram và thêm Bot mới tạo vào nhóm.
- Thêm Bot @raw_data_bot hoặc sử dụng các công cụ lấy Chat ID để lấy số ID của nhóm (thường bắt đầu bằng dấu trừ, ví dụ: -1001234567890).
Khai báo trong VLXD Pro:
- Vào Cài đặt cửa hàng -> Cài đặt Telegram.
- Điền Bot Token và Chat ID vào ô tương ứng.
- Bấm Gửi tin nhắn thử để kiểm tra. Nếu nhóm chat nhận được tin nhắn thử từ Bot, cấu hình đã chính xác.
Chọn các sự kiện thông báo:
- Tích chọn các sự kiện bạn muốn Bot gửi tin nhắn cảnh báo tự động (Tạo đơn hàng, Đơn hàng thanh toán thành công, Cảnh báo tồn kho tối thiểu, v.v.).
- Nhấn Lưu.

Lưu ý

Mật khẩu ứng dụng Gmail: Không nhập mật khẩu chính của tài khoản Google vào ô SMTP Password, Google sẽ chặn kết nối vì lý do bảo mật.
Quyền hạn của Bot: Bot Telegram phải được phân quyền là quản trị viên nhóm hoặc ít nhất có quyền gửi tin nhắn trong nhóm chat đã thiết lập.
Bảo mật: Giữ kín Bot Token của bạn, tránh để lộ ra bên ngoài để tránh việc Bot bị lợi dụng gửi tin nhắn spam hoặc chiếm quyền kiểm soát nhóm chat.