Để duy trì hoạt động và mở rộng quy mô cửa hàng, bạn cần quản lý trạng thái gói cước dịch vụ (Subscription) của mình. Hệ thống VLXD Pro cung cấp cơ chế quản lý gói linh hoạt bao gồm nâng cấp, mua gói hóa đơn bổ sung (Add-on), gia hạn và hạ cấp.

1. Các gói dịch vụ và giới hạn

Hệ thống cung cấp các gói dịch vụ khác nhau phù hợp với quy mô cửa hàng:

Giới hạn chi nhánh: Số lượng chi nhánh tối đa được phép hoạt động trên cùng một tài khoản cửa hàng. Nếu muốn mở thêm chi nhánh vượt giới hạn gói, bạn cần nâng cấp gói hoặc mua thêm suất chi nhánh phụ trội.
Giới hạn hóa đơn: Số lượng hóa đơn bán hàng tối đa bạn được phép xuất trong một chu kỳ tháng (Ví dụ: 1.000 hóa đơn/tháng).

2. Nâng cấp gói cước

Khi quy mô cửa hàng tăng lên (cần thêm chi nhánh, nhân viên hoặc thêm tính năng cao cấp):

Đi tới Thiết lập tài khoản -> Quản lý gói cước -> chọn Nâng cấp gói.
Chọn gói cước mục tiêu (Ví dụ: từ gói Khởi nghiệp nâng lên gói Tăng trưởng).
Tính toán chi phí chênh lệch theo ngày thực tế:
- Hệ thống tự động tính toán số tiền bạn cần đóng thêm dựa trên số ngày sử dụng còn lại của gói cũ.
- Giá trị gói cũ chưa dùng hết sẽ được khấu trừ trực tiếp vào hóa đơn nâng cấp, giúp tiết kiệm chi phí tối đa.
Quét mã VietQR thanh toán để kích hoạt gói mới ngay lập tức.

3. Mua thêm gói hóa đơn bổ sung (Gói bổ sung)

Trường hợp gói cước hiện tại của bạn vẫn đáp ứng đủ số lượng chi nhánh, nhưng số lượng hóa đơn trong tháng đã xuất hết:

Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo giới hạn và tạm khóa tính năng xuất hóa đơn mới để bảo toàn dữ liệu.
Để không làm gián đoạn việc bán hàng, bạn không cần phải nâng cấp toàn bộ gói cước mà có thể mua thêm các gói hóa đơn lẻ:

Vào mục Quản lý gói cước -> chọn Mua gói bổ sung.
Hệ thống hiển thị danh sách các gói hóa đơn bổ sung khả dụng (Ví dụ: Gói +500 hóa đơn, Gói +2.000 hóa đơn).
Chọn gói phù hợp và tiến hành thanh toán chuyển khoản qua mã QR hiển thị.
Ngay khi giao dịch thành công, số lượng hóa đơn bổ sung sẽ được cộng vào hạn mức khả dụng của cửa hàng để nhân viên tiếp tục xuất đơn bình thường.

4. Đăng ký hạ cấp gói cước

Nếu muốn chuyển xuống gói cước thấp hơn để tiết kiệm chi phí:

Vào mục Quản lý gói cước -> chọn Hạ cấp gói.
Kiểm tra điều kiện chuyển đổi dữ liệu:
- Hệ thống sẽ tự động quét dữ liệu hiện tại của bạn. Nếu số chi nhánh hoặc số người dùng hiện tại của bạn vượt quá giới hạn của gói cước thấp hơn muốn chuyển đến, hệ thống sẽ yêu cầu bạn khóa/xóa bớt chi nhánh hoặc nhân sự dư thừa trước khi thực hiện.
Chu kỳ áp dụng:
- Yêu cầu hạ cấp sẽ được đưa vào trạng thái Chờ áp dụng hạ cấp.
- Bạn vẫn sử dụng gói cũ cao cấp cho đến hết chu kỳ thanh toán hiện tại. Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi sang gói thấp hơn từ đầu chu kỳ kế tiếp.
- Bạn có thể Hủy yêu cầu hạ cấp bất kỳ lúc nào trước khi chu kỳ mới bắt đầu.

5. Lịch sử Thanh toán & Xuất hóa đơn dịch vụ

Mọi giao dịch nâng cấp, gia hạn hoặc mua add-on đều được lưu trữ:

Vào mục Lịch sử thanh toán để theo dõi chi tiết số tiền đã nộp, trạng thái giao dịch (Thành công, Chờ thanh toán, Đã hủy).
Bạn có thể tải hóa đơn dịch vụ phần mềm trực tiếp từ lịch sử giao dịch này để phục vụ làm chứng từ chi phí cho cửa hàng.

6. Chính sách hết hạn & lưu trữ dữ liệu

Để tối ưu tài nguyên hệ thống, VLXD Pro áp dụng quy trình kiểm tra và xử lý nghiêm ngặt đối với các tài khoản hết hạn:

Giai đoạn 1: Hết hạn sử dụng

Kích hoạt: Ngay khi hết hạn dùng thử hoặc hết hạn gói chính thức mà chưa đóng phí gia hạn.
Trạng thái: Hệ thống gửi email thông báo hết hạn. Tài khoản của bạn được chuyển sang trạng thái Hết hạn sử dụng. Bạn vẫn có thể đăng nhập để xem dữ liệu cũ nhưng một số tính năng ghi dữ liệu mới sẽ bị hạn chế.

Giai đoạn 2: Tạm khóa tài khoản

Kích hoạt:
- Đối với gói Dùng thử: Sau 7 ngày ân hạn (gia hạn thêm) nếu không nâng cấp lên gói chính thức.
- Đối với gói Chính thức: Sau 30 ngày kể từ ngày hết hạn nếu không thực hiện gia hạn.
Trạng thái: Tài khoản chuyển sang Bị tạm khóa. Bạn và tất cả nhân viên sẽ không thể đăng nhập vào hệ thống.
Cảnh báo: Hệ thống gửi email cảnh báo khóa tài khoản và kích hoạt đồng hồ đếm ngược 30 ngày xóa dữ liệu vĩnh viễn. Gửi tiếp email nhắc nhở lần 2 khi còn 7 ngày cuối cùng.

Giai đoạn 3: Xóa dữ liệu vĩnh viễn

Kích hoạt: Tròn 30 ngày kể từ khi tài khoản bị chuyển sang trạng thái Bị tạm khóa mà không phát sinh bất kỳ giao dịch gia hạn nào.
Hành động: Hệ thống chạy tiến trình dọn dẹp tự động để xóa hoàn toàn và vĩnh viễn toàn bộ cơ sở dữ liệu của cửa hàng bạn (thông tin cửa hàng, chi nhánh, sản phẩm, kho hàng, hóa đơn, công nợ, nhân viên…). Dữ liệu sau khi xóa sẽ không thể phục hồi dưới bất kỳ hình thức nào.

[!WARNING] Hãy lưu ý gia hạn gói đúng hạn hoặc kết nối tính năng Sao lưu Google Drive trong Cài đặt cửa hàng để luôn có bản sao dữ liệu dự phòng trên đám mây cá nhân của bạn.