Phiếu Chuyển Kho Liên Chi Nhánh

Đối với các hệ thống cửa hàng vật liệu xây dựng lớn có nhiều chi nhánh hoặc nhiều kho hàng (kho đá, kho sắt thép, cửa hàng trưng bày…), việc điều chuyển hàng hóa qua lại để phục vụ bán hàng là nghiệp vụ diễn ra hàng ngày. Tính năng Phiếu chuyển kho giúp bạn quản lý chặt chẽ quá trình luân chuyển này để tránh thất thoát hàng hóa trên đường vận chuyển.

Quy trình Chuyển kho liên chi nhánh

Quy trình chuyển kho được thiết kế qua 3 bước nghiêm ngặt để đảm bảo thủ kho cả hai đầu (kho gửi và kho nhận) đều kiểm soát được số liệu:

Bước 1: Lập Phiếu chuyển kho tạm (Draft)

Đi tới mục Quản lý kho -> Phiếu chuyển kho -> nhấn Tạo phiếu chuyển kho.
Chọn Kho xuất (Kho đi) và Kho nhập (Kho đến).
Chọn các sản phẩm và nhập số lượng cần chuyển.
Bấm Lưu tạm. Lúc này phiếu ở trạng thái Phiếu tạm (Draft), số tồn của cả hai kho vẫn chưa thay đổi.

Bước 2: Xác nhận Xuất kho điều chuyển (Shipped)

Khi bắt đầu bốc xếp hàng lên xe vận chuyển, người phụ trách kho đi mở phiếu chuyển kho tạm lên và nhấn Xác nhận xuất kho.
Trạng thái phiếu chuyển thành Đang chuyển hàng / Đã xuất kho:
- Tồn kho tại Kho xuất lập tức bị giảm đi tương ứng với số lượng chuyển.
- Hàng hóa lúc này được ghi nhận đang nằm trên xe vận chuyển (hoặc kho trung chuyển), chưa cộng vào Kho nhập.

Bước 3: Xác nhận Nhận kho tại điểm đến (Received)

Khi xe vận chuyển đến kho nhận, thủ kho bên nhận kiểm đếm thực tế hàng hóa bàn giao.
Mở phiếu chuyển kho đang ở trạng thái Đang chuyển hàng, nhấn Xác nhận nhận kho.
Trạng thái phiếu chuyển thành Đã nhận:
- Tồn kho tại Kho nhập lập tức được cộng thêm đúng số lượng thực nhận.
- Hoàn tất chu kỳ chuyển kho.

Các trạng thái của Phiếu chuyển kho

Phiếu tạm (Draft): Đang lên danh sách hàng chuyển, có thể sửa hoặc xóa. Tồn kho chưa đổi.
Đang vận chuyển / Đã xuất kho: Hàng đã rời kho đi, tồn kho đi giảm. Không thể chỉnh sửa thông tin sản phẩm nữa.
Đã nhận (Received): Hàng đã nhập vào kho đến, tồn kho đến tăng. Hoàn thành quy trình và khóa dữ liệu.
Đã hủy (Cancelled): Hủy bỏ yêu cầu điều chuyển (chỉ áp dụng khi phiếu còn là bản nháp).

Lưu ý khi điều chuyển hàng hóa

Hàng hao hụt khi đi đường: Trong trường hợp hàng thực nhận tại kho đến bị thiếu so với phiếu xuất (ví dụ: vỡ ngói, rơi vãi cát đá), thủ kho nhận vẫn xác nhận nhận đủ theo phiếu để cân bằng sổ sách, sau đó lập một Phiếu kiểm kê tại kho nhận để ghi nhận hao hụt thực tế này, tránh làm treo số liệu trên đường.
Chuyển kho theo lô: Khi chuyển các mặt hàng có quản lý theo lô hàng, hệ thống sẽ tự động chuyển đúng mã lô từ kho xuất sang kho nhập để bảo toàn thông tin hạn sử dụng của sản phẩm.